Obowiązuje od 7 sierpnia 2026 r.
Ten dokument opisuje, co dzieje się z danymi w serwisie ai-nova.pl i w samym systemie ai-nova. Wymieniamy konkretne dane, a nie ogólne kategorie. Jeśli czegoś tu nie ma — nie zbieramy tego.
RHO Anna Okońska
ul. Balicka 164A, 30-198 Kraków
NIP 6831928015 · REGON 122662778
Kontakt w sprawie danych: biuro@rho.pl, tel. 12 421 96 41.
ai-nova to system księgowo-płacowy. Występujemy w dwóch różnych rolach i wynikają z tego różne obowiązki:
W zakresie danych osób, które odwiedzają stronę, kontaktują się z nami i zakładają konto w systemie. Tego dotyczy niniejsza polityka.
W zakresie danych, które nasi klienci — biura rachunkowe i firmy — wprowadzają do systemu: danych ich własnych klientów, pracowników, kontrahentów, dokumentów księgowych i płacowych. Tych danych nie wykorzystujemy do własnych celów. Przetwarzamy je wyłącznie na udokumentowane polecenie klienta, na zasadach określonych w umowie powierzenia przetwarzania danych, którą zawieramy przy rozpoczęciu współpracy.
Jeżeli Twoje dane trafiły do ai-nova dlatego, że korzysta z niej Twoje biuro rachunkowe lub pracodawca — administratorem jest ta firma i to do niej należy kierować pytania oraz żądania. My na jej polecenie pomożemy je zrealizować.
Na stronie nie ma formularzy — kontakt odbywa się zwykłą pocztą elektroniczną. Przetwarzamy wtedy dane, które sam podasz w wiadomości: adres e-mail, imię lub nazwę firmy, numer telefonu i treść korespondencji.
Podstawa prawna: podjęcie działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz nasz prawnie uzasadniony interes w prowadzeniu korespondencji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Jak długo: przez czas obsługi sprawy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń. Jeśli nie dojdzie do współpracy — usuwamy dane po roku od ostatniego kontaktu.
Zakładając konto podajesz adres e-mail i hasło. Hasła przechowujemy wyłącznie w postaci nieodwracalnego skrótu — nie znamy go i nie jesteśmy w stanie go odczytać. Zapisujemy też informacje o logowaniach, żeby chronić konto przed przejęciem.
Podstawa prawna: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz bezpieczeństwo systemu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Jak długo: przez czas trwania konta i okres rozliczeniowy po jego zamknięciu.
Gdy zadajesz pytanie asystentowi albo korzystasz z Poradnika, treść pytania trafia do naszych modeli, żeby przygotować odpowiedź.
Modele działają na naszych własnych serwerach z kartami GPU w Polsce. Nie korzystamy z zewnętrznych dostawców sztucznej inteligencji — treść pytania nie jest wysyłana do żadnej firmy trzeciej ani wykorzystywana do trenowania cudzych modeli.
Jak długo: do 12 miesięcy.
Poradnik księgowego to serwis informacyjny. Prezentowane treści nie są poradą prawną ani podatkową i nie zastępują konsultacji z księgowym lub doradcą.
Serwer zapisuje techniczne informacje o żądaniach: adres IP, datę i godzinę, adres zasobu, kod odpowiedzi i typ przeglądarki. Służy to diagnostyce awarii i wykrywaniu nadużyć.
Podstawa prawna: nasz prawnie uzasadniony interes w utrzymaniu bezpieczeństwa serwisu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Jak długo: do 90 dni.
Nie prowadzimy analityki odwiedzin. Serwis nie korzysta z Google Analytics ani żadnego innego narzędzia śledzącego. Nie ładuje skryptów, czcionek ani obrazów z obcych serwerów — wszystko pochodzi z naszych.
Nie stosujemy ciasteczek reklamowych ani należących do innych firm. Nie prowadzimy remarketingu i nie sprzedajemy nikomu danych.
Nie profilujemy odwiedzających i nie podejmujemy wobec nikogo zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne.
Zapisujemy wyłącznie to, co jest niezbędne do działania zalogowanej sesji:
| Nazwa | Rodzaj | Po co | Jak długo |
|---|---|---|---|
ainova_token | ciasteczko | potwierdzenie zalogowania | do wylogowania |
ainova_firma | ciasteczko | wybrana firma w systemie wielofirmowym | do wylogowania |
ainova.session | pamięć lokalna | utrzymanie sesji po odświeżeniu strony | do wylogowania |
ainova.firma | pamięć lokalna | zapamiętanie wybranej firmy | do wylogowania |
ainova.zakladki | pamięć lokalna | zapamiętanie otwartych zakładek w systemie | do wylogowania |
Wszystkie są niezbędne do korzystania z zalogowanego systemu — bez nich nie da się pracować. Usuwasz je wylogowaniem albo wyczyszczeniem danych przeglądarki.
| Zagadnienie | Jak jest |
|---|---|
| Serwery | Nasze własne, w Polsce. Dane nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy. |
| Sztuczna inteligencja | Nasze własne modele na naszym sprzęcie. Bez zewnętrznych dostawców. |
| Analityka | Brak. Nie korzystamy z narzędzi firm trzecich. |
| Podwykonawcy | Nie zlecamy rozwoju ani utrzymania systemu na zewnątrz. |
| Wyjątki | Podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa oraz — w niezbędnym zakresie — operator łącza i dostawca poczty. |
W każdej chwili masz prawo do:
Napisz na biuro@rho.pl. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca.
Jeśli uważasz, że przetwarzamy dane niezgodnie z prawem, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
Podanie danych jest dobrowolne, ale bez danych kontaktowych nie odpowiemy na zapytanie, a bez adresu e-mail nie założymy konta.
Jeżeli zmienimy sposób działania serwisu lub systemu, zaktualizujemy również ten dokument i zmienimy datę obowiązywania podaną na górze. Wcześniejsze wersje udostępniamy na życzenie.